Folloarkivets instrukser

Om avlevering og avleveringsplikt I henhold til arkivforskriftens § 5-1 skal kommunens arkiver avleveres til arkivdepot. Avlevering av arkivmateriale til arkivdepot innebærer at arkivdepotet tar over det løpende ansvaret for arkivmaterialet.

Vi gjør oppmerksom på at reglene ikke er oppdatert til de nye forskriftene som trådte i kraft 01.01.18.

I samsvar med arkivforskriftens kapittel 5-12 skal hver enkelt kommune fastsette spesifiserte krav til arkivmateriale som skal avleveres til arkivdepot, og regler for tilbakelån fra arkivdepot. Frogn kommune har overdratt dette ansvaret til Oppegård kommune. Overføring fra Frogn kommune regnes som deponering og Frogn beholder fortsatt eiendomsretten og det overordnede ansvaret for arkivet. Av praktiske årsaker omtales det likevel som avlevering i denne sammenheng. Disse retningslinjer følger så langt som mulig arkivforskriftens regler om eldre og avsluttet arkiv, jf. arkivforskriftens kapittel IV og ”Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner”, utarbeidet av Riksarkivaren. Folloarkivet skal vurdere om arkivene som skal avleveres er i samsvar med regelverket og bistå kommunen i vurderinger om hva som skal gjøres med arkivene før de overføres arkivdepot. Avleveringsrutinene gjelder for arkivmateriale på tradisjonelle medier som papir, foto, film og magnetbånd. Dette regelverket inngår som en del av kommunenes arkivplaner. Tidspunkt for avlevering av eldre arkiv og avsluttet arkiv.

• Overføring av arkivmateriale til depot gjelder normalt materiale som er 25-30 år gammelt.
• Folloarkivet tar imot enkelte typer objektarkiver 10 år etter at disse er gått ut av administrativ bruk.
• Arkiv etter avsluttede virksomheter avleveres etter virksomhetens opphør.
• Gjennomføring av en avlevering følger fastlagte rutiner
• Avlevering bør gjennomføres for 2-3 arkivperioder av gangen.
• Kommunens sentralarkiv skal kontakte depotet minst 3 måneder før overføringen skal gjennomføres. Store avleveringer krever lenger planlegging.
• Folloarkivet vil sammen med sentralarkivet planlegge gjennomføringen av overføringen.
• Avlevering finner sted først når arkivmaterialet er ordnet og katalogisert i samsvar med dette regelverk.
• Kommunene står økonomisk ansvarlig for overføringen.

Generelle krav til materiale som skal avleveres

• Arkivmateriale som blir overført til arkivdepot, skal være ordnet etter opphav (proveniens). Dette innbærer at arkiv fra ulike arkivskapende enheter skal holdes for seg, og at den opphavelige orden og indre sammenheng i hvert enkelt arkiv så langt som mulig skal holdes ved like.
• Før overføring skal det være gjennomført arkivbegrensning og kassasjon etter reglene i arkivforskriftens §§3-18 – 3-21.
• De enkelte avleveringsstykkene (esker, pakker, protokoller, filmruller, etc.) skal være merket med opplysning om navnet på arkivskaper, nummer på arkivstykket, innholdet i arkivstykket og hvilket tidsrom materialet omfatter.
• Dersom arkivet er registrert i ASTA skal merkingen bestå av etiketter som er skrevet ut av databasen og limt på etter gjeldende regler.
• Ved avleveringen skal det følge med en fullstendig arkivliste (avleveringsliste) over alle arkivstykkene og hva de inneholder. De arkivnøklene som materialet er ordnet etter, skal også følge med.

Spesifiserte krav til materiale som skal avleveres

• Arkivmaterialet skal være strukturert i arkivserier.
• Arkivserienes inndeling skal følge Allment arkivskjema.
• Som ledd i klargjøringen av materialet skal man fjerne støv og smuss, plast og tape, samt binders og stifter.
• Materiale som er skadet på en slik måte at det kan være til hinder for framtidig bevaring og bruk, skal repareres før overføring til depot. Dette bør skje i samråd med Folloarkivet.
• Møtebøker, kopibøker, journaler og registre som er produsert i løsbladform, skal være bundet inn før deponering, jf. Arkivforskriftens § 3-14 fjerde ledd. Møtebøker der referatene er limt inn i protokoll er ikke arkivholdbare. Av disse skal det derfor tas sikkerhetskopi som avleveres sammen med originalen.
• Arkivmateriale som ikke bindes inn, skal som hovedregel legges i godkjente arkivesker. Materiale som ikke kan legges i esker, skal pakkes på forsvarlig måte. Slik pakking foretas i samråd med Folloarkivet.
• Saksdokumenter på papir skal legges i omslag og/eller mapper som avspeiler strukturen i arkivet. Omslag og mapper skal være påført informasjon om innholdet, det vil si arkivkode, sakstittel, saksnummer, årstall eller liknende. Ved bruk av nye mapper/omslag skal disse være av syrefritt papir.

Spesifiserte krav til spesielle arkivmedier Mikrofilm

• Mikrofilm skal avleveres i to eksemplarer. Det ene eksemplaret skal være den originale kamerafilmen, det andre en ubrukt kopi. Begge eksemplarer skal være negativ sølvfilm, jf. Riksarkivarens forskrift kapittel II.
• Mikrofilmen skal akklimatiseres før avlevering.
• Ved avlevering av arkivmateriale på mikrofilm skal de to eksemplarene plasseres i hver sin eske eller pakke.
• Ved avlevering av mikrofilm skal opptaksprotokollen vedlegges.

Fotografier og film

• Avlevering av større fotoarkiver, lydbånd og film må avtales spesielt med Folloarkivet.
• Negativer og papirkopier pakkes enkeltvis i syrefrie konvolutter spesiallaget for fotografisk materiale.

Overføringen

1. Folloarkivet bør inspisere materialet før overføringen av hensyn til depotstyring og klargjøring. Dette gjelder særlig ved større avleveringer.
2. Materialet skal pakkes trygt og slik at ordningen opprettholdes gjennom flyttingen.
3. Det skal benyttes lukket bil som holdes låst underveis.
4. Sentralarkivet og Folloarkivet skal sammen plassere materialet i magasinet og deretter kontrollere materialet.
5. Det skal kontrolleres at materialet er i samsvar med arkivlisten og avtalen.
6. Etter godkjent kontroll skal sentralarkivet motta kvittering på at overføring har funnet sted. Overføringen er da gjennomført.