Taushetsbelagt arkivmateriale

I henhold til offentleglova skal forvaltningen i utgangspunktet være offentlig, likevel er det noen ganger nødvendig å skjerme opplysninger mot offentlig innsyn. Dette er først og fremst av hensyn til personvern. For taushetsbelagt materiale må det søkes om innsyn.

Hvem som helst kan be om å få se taushetsbelagt materiale som oppbevares i Folloarkivet. Opplysningene i det aktuelle materialet vil da bli vurdert av arkivfaglig personale. Dersom det viser seg at materialet likevel ikke inneholder taushetsbelagte opplysninger, erklæres det som fritt tilgjengelig. Materialet kan da gjennomgås på vanlig måte på biblioteket.

Materiale som inneholder taushetsbelagte opplysninger er ikke totalt sperret for bruk. Det kan være mulig å se de opplysningene som ikke er taushetsbelagt, og det kan innvilges innsyn. I hovedsak kan innsyn gis som  partsinnsyn og som innsyn for forskningsformål.

Mange tilfeller der det søkes partsinnsyn i arkivmateriale gjelder persondokumentasjon. Det gjelder for eksempel opplysninger om helse, arbeid og skolegang.

Partsinnsyn
Du har i utgangspunktet rett til å se opplysninger om deg selv, men må søke om innsyn. Det er fullt mulig å søke gjennom en fullmektig, for eksempel en advokat. Det må da sendes fullmakt i tillegg.

Søknaden må:
være skriftlig og undertegnet
spesifisere arkivmaterialet
inneholde opplysninger om fødselsdato
inneholde fullt navn, inkludert eventuelt tidligere navn
være vedlagt kopi av gyldig legitimasjon
inneholde postadresse kopiene skal sendes til
Kopier av de dokumentene vi finner i våre arkiver vil bli sendt i posten eller kan hentes på Oppegård bibliotek. Tjenesten er gratis.

I spesielle tilfeller kan søknaden være muntlig, det må da avtales et møte på forhånd.

Taushetsbelagte opplysninger kan under gitte betingelser brukes for forskningsformål, jf. forvaltningsloven § 13 d. Forskeren har aldri krav på innsyn, men kan søke.

Kun departementene og Riksarkivaren har myndighet til å treffe vedtak om forskerinnsyn. For kommunalt arkivmateriale er det departementene som avgjør. Folloarkivet behandler saken og gir sin innstilling til fagdepartementet.

Før det fattes vedtak om innsyn i taushetsbelagt materiale må flere ting vurderes:

Er det forskning i vanlig forstand av ordet, med de føringer som ligger i forarbeider til forvaltningsloven med forskrifter?
Vil hensikten med bruken av materialet tilsi at det kan gis innsyn?
Har søkeren faglig kompetanse til å fullføre et slikt forskningsprosjekt?
Vil det kunne være en påkjenning for dem det gjelder at forskeren har fått se slike opplysninger om dem?
Søknaden
Søknaden må være skriftlig og undertegnet og gjelde et spesifisert materiale. Det gis ikke tilgang til andre deler av arkivene enn det som er nødvendig til prosjektet. Det må foreligge en kort prosjektbeskrivelse som gjør rede for prosjektets innhold og mål, omfang og varighet, forskningsmetoder og kilder som er tenkt brukt i prosjektet, samt om resultatene skal publiseres, eventuelt i hvilken form. Forskere må oppgi vitenskapelig stilling, eventuelt på annen måte dokumentere sin forskningskompetanse. Studenter må legge ved bekreftelse fra sin faglige veileder.

Forskere som får innsyn i taushetsbelagt materiale har taushetsplikt, jf. forvaltningslovens § 13 e, og må undertegne en taushetserklæring.