Formannskap og bystyre

Med Formannskapslovene av 14.01.1837 skulle det opprettes valgte kommunale styringsorganer. Kommunen (formannskapsdistriktet) skulle styres av et formannskap og et representantskap (kommunestyre, bystyre, herredsstyre) som ble valgt hver for seg. Det skulle være tre ganger så mange representanter som formenn. Med valglovene av 1896 skulle formannskapet velges innen representantskapet. Utover 1800-tallet ble det vanlig å kalle formannskapene for herred og på 1900-tallet ble kommune den mest vanlige betegnelsen.

Formannskapet skulle utarbeide innstillinger ovenfor øvrigheten, håndtere saker som ble reist for det, søke øvrigheten om det som var til gagn, revidere og desidere regnskapene til de kommunale kassene og i det hele ivareta kommunens interesser. I saker av større økonomiske omfang skulle formannskapet legge fram sakene for representantene. Formannskapet skulle velge ordfører og varaordfører fram til lovendring av 14.06.1878 da valget og retten til å gjennomføre revisjon og desisjon av kommuneregnskapene ble overført fra formannskapet til kommunestyret. Ordfører og varaordfører skulle fortsatt velges blant formennene.

Formannskapslovene påla formannskapet å føre flere bøker: møtebok, kopibok og journal. Alle skulle være autoriserte av amtmann/fylkesmann. Forhandlingsprotokollene til formannskapet og kommunestyret kan være ført i samme protokoll eller i to atskilte. Kommuneloven av 30.09.1921 stadfestet den eksisterende ordningen med kommunestyre og formannskap og ga bestemmelser om nye faste stillinger i kommunen, som herredskasserer og formannskapssekretær.

Formannskapslovene ga amtmannen (fylkesmannen) rett og plikt til å godkjenne (approbere) kommunestyrets vedtak. Vedtak som hadde store økonomiske konsekvenser skulle approberes av Kongen. I 1921 ble dette endret slik at negative vedtak (utsettelse, avslag o.l.) ikke trengte approbasjon. Fylkesmannen kunne underkjenne vedtak som lå utenfor kommunens kompetanseområde, eller vedtak i strid med gjeldende lov. Denne ordningen stod ved lag fram til lov av 12.11.1954. Fylkesmannen skulle også godkjenne budsjettvedtak i kommuner som mottok skatteutjevningsmidler.

Under okkupasjonen 1940-1945 ble det kommunale selvstyret satt til side og ordføreren ble oppnevnt av Innenriksdepartementet.

Arkivmaterialet

I arkivet etter formannskap og kommunestyre finner vi møtebøker (forhandlingsprotokoller), kopibøker og (brev/post) -journaler. Korrespondanse og saksdokumenter er fram til 1935 ofte ordnet kronologisk etter journalnummer eller dato. Samtidig kan det finnes sideordnet korrespondanse, som er ordnet etter emne. I 1935 kom den første arkivnøkkelen på markedet, Roalds kommunale arkivsystem. I 1951 kom den første arkivnøkkelen som var utarbeidet av Norges herredsforbund (NHF) I 1963 og 1976 kom det reviderte utgaver av NHF’s arkivnøkkel.

Det varierer når den enkelte kommune gikk over til en av de nevnte arkivnøklene. Enkelte kommuner fortsatte å arkivere saksarkivet etter journalnummer helt fram til 1950 – 60- tallet.