Kommunal saksgang

Inngående brev ble registrert i postjournalen, med opplysninger om mottaksdato, avsender, innhold og som regel hvordan henvendelsen ble behandlet. Brevet fikk samtidig et journalnummer, som bestod av et løpenummer og årstall. Journalnummeret ble gjerne ført på brevet, øverst i høyre hjørne. Postjournalen inneholder dermed en kronologisk oversikt over inngående korrespondanse, men ofte også over utgående brev.

Saksbehandlingen av inngående brev skjedde fram til 1950-tallet hovedsaklig i møtene til de kommunale organene. Det administrative apparatet var lite utbygd i de fleste kommunene før 60-tallet, og det ble sjelden skrevet formelle forslag til vedtak. Det endelige vedtaket og saksomtale ble ført i møteboka. Møtebøkene (forhandlingsprotokollene) inneholder referater fra møtene. Referatene er ført kronologisk, og ofte finner vi en kort saksomtale og et vedtak for hver sak.

Etter møtet ble vedtaket ekspedert som brev (senere særutskrift) til den/de saken gjaldt.
Kopi av brevet førtes i kopiboka. Kopibøkene inneholder kopier eller sammendrag av utgående brev. De eldste kopibøkene er innbundne protokoller som gjerne inneholder fullstendige brevkopier. Rundt 1900 ble det etter hvert vanlig å skrive sammendrag av brevene. Senere har vi fått gjennomslag og fotostatkopier. Kopibøkene er ført kronologisk.

Det innkomne brevet og en kopi av det utgående, sammen med eventuelle andre dokumenter i saken, ble lagt i saksarkivet. Saksarkivet har opp gjennom årene blitt ordnet på ulike måter. Den opprinnelige ordningen var kronologisk, slik at brevene ble lagt i arkivet etter dato eller fortløpende etter journalnummer.

Senere ble det vanlig å skille ut korrespondanse som dreide seg om større saker, og etter hvert gikk saksarkivene over til å bli emneordnet. Fra dette utviklet det seg systematiske arkivsystemer, arkivnøkler, som erstattet emneordene med arkivkoder. «Roalds arkivsystem» frå 1930-tallet og «Norsk herredsforbunds arkivplan» fra 1951 er de mest kjente eldre kommunale arkivnøklene.