Om arkiv

Det er en fordel å vite litt om hvordan arkiv skapes og bygges opp før man gyver løs på arkivundersøkelsene, da er det lettere å finne fram og å tolke hva man finner.

Arkivenes oppbygging

En arkivskaper er en administrativ eller forretningsmessig enhet, en organisasjon eller person som skaper eller har skapt arkiv gjennom sin virksomhet. I kommunal forvaltning kan f.eks. folkevalgte organer, etater, kontor, skoler og institusjoner opptre som arkivskapere.

Et arkiv inneholder det materialet (f.eks. protokoller og dokumenter) som er skapt av eller har kommet inn til og blitt behandlet av en arkivskaper. Arkivet vil derfor gi et speilbilde av arkivskaperens virksomhet.

De enkelte arkivene vil være delt inn i arkivserier. En arkivserie er en del av arkivskaperens arkiv som er ordnet etter et eget system, har en egen funksjon eller et spesielt innhold. Norsk allment arkivskjema gir en oversikt over de viktigste arkivseriene og gir en standard for rekkefølgen for seriene i et arkiv. Møtebøker, journaler og saksarkiv er eksempler på tre vanlige arkivserier.

Arkivseriene er delt opp i arkivstykker. Et arkivstykke er en fysisk enhet i en arkivserie, vanligvis en arkiveske eller en protokoll. I en arkiveske finnes det som regel flere mapper/legg som igjen inneholder flere dokumenter eller undermapper med dokumenter.

En grunnleggende regel for all arkivordning er at vi skal følge proveniensprinsippet. Dette betyr at arkiv som er skapt av en arkivskaper skal holdes samlet og ikke blandes med andre arkiv, og at den måten arkivet ble dannet på skal bevares. Vi skal dermed ta vare på et arkiv i sin opprinnelige ordning, selv om arkivskaperen (for eksempel et kommunalt organ) blir lagt ned eller slått sammen med andre. Den konteksten materialet er skapt i er vesentlig for tolkningen av det.

Hvordan finne fram i arkivene?

Det er særlig to hjelpemidler som kan brukes når man vil finne fram i arkivene:
Arkivkatalogen, som inneholder register over alle delene av arkivene, og de interne registrene som kan finnes i hvert enkelt arkiv.

Arkivkatalogen gir et overblikk over strukturen og innholdet i de kommunale arkivene. Normalt er katalogen registrert på arkivstykkenivå, slik at du kan se protokollene og arkivboksene i et arkiv. Katalogen vil vanligvis også vise de enkelte mappene i større saksarkiv. Tradisjonelt har arkivkatalogen vært en papirkatalog, men fra 2010 har arkivinstitusjonene fått en felles elektronisk database for publisering av sine kataloger, Arkivportalen.

Når katalogen ikke gir tilstrekkelige opplysninger til å finne fram til en sak, må du bruke de interne registrene i arkivene, vanligvis journalen/postjournalen eller kopibøkene.